Con el objetivo de fortalecer las capacidades en materia de gestión documental y administración de archivos, la Secretaría de Agricultura , Ganadería y Pesca recibió a la responsable del área coordinadora de archivos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Estado de Chiapas, Estela Colmenares Jiménez.
Durante su visita, Colmenares Jiménez impartió una capacitación enfocada en la correcta gestión de documentos, la administración de archivos y la elaboración de instrumentos de control y consulta archivística. En su intervención, explicó la importancia de clasificar los documentos según su vigencia, determinando los tiempos adecuados de conservación en el archivo de trámite, el archivo de concentración y, en su caso, su destino final en el Archivo Histórico o su eliminación definitiva.
Se destacó la necesidad de aplicar criterios precisos para la valoración documental, tomando en cuenta la asesoría de historiadores para determinar el valor histórico de ciertos expedientes. Asimismo, se abordó el procedimiento para la baja documental, enfatizando la responsabilidad de las instituciones en el manejo adecuado de información, especialmente aquella que contiene datos personales.
La capacitación también incluyó la aplicación de técnicas de muestreo documental para la selección de expedientes con valor histórico y la importancia del cumplimiento de la Ley General de Archivos en la toma de decisiones sobre la conservación y eliminación de documentos.
Con esta iniciativa, la Secretaría de Agricultura , Ganadería y Pesca reafirma su compromiso con la transparencia y la correcta administración de los archivos, garantizando la conservación de información relevante para la gestión pública y la toma de decisiones.
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